In eerste aanzet is de VOC opleidingsadviseur de contactpersoon voor het bedrijfsleven wanneer het informatieaanvraag inzake EVC betreft.
In geval van beurscontacten en andere voorkomende contactmomenten (telefonische benadering, acquisitie) kan ook de projectleider EVC het eerste contact zijn.
Het bedrijf wordt geïnformeerd over het EVC-traject. Daarbij worden de volgende onderwerpen besproken:
De EVC-folder wordt uitgereikt en tevens wordt verwezen naar de website voor alle (achtergrond)informatie.
De werkgever vult het aanmeldingsformulier EVC-werkgever in en ondertekent dit.
De werkgever ontvangt een aantal aanmeldingsformulieren voor EVC-deelnemers, die hij kan uitdelen aan de medewerkers.
De voorlichting naar de werknemers wordt uitgevoerd door de EVC projectleider of de EVC begeleider.
In de voorlichting naar de werknemer worden de volgende onderwerpen besproken:
Het EVC traject wordt in principe alleen uitgevoerd door begeleiders en assessoren van VOC. Wanneer derden worden ingezet vallen deze in alle gevallen onder de verantwoordelijkheid van VOC.
De EVC-folder wordt uitgereikt en tevens wordt verwezen naar de website voor alle (achtergrond)informatie
Het ingevulde en ondertekende aanmeldingsformulier EVC-deelnemer geldt als overeenkomst tussen de EVC-deelnemer en de EVC-aanbieder (VOC).
De werknemer kan niet aan het EVC-traject deelnemen zolang hij het aanmeldingsformulier EVC-deelnemer niet heeft getekend.
Het ondertekende aanmeldingsformulier moet uiterlijk voor aanvang van het onderdeel ‘observatie’ worden overlegd aan de EVC-begeleider.
De deelnemerscan is het startpunt van de portfolio-opbouw.
De EVC-deelnemer vult de gegevens in zoals gevraagd in de deelnemersscan EVC, levert kopieën aan van diploma’s en certificaten, en beschrijft zijn/haar praktijkervaring en andere relevante ervaring.
De deelnemerscan vormt met alle (ervaring)gegevens onder andere input voor het persoonlijk interview.
Op basis van de functieomschrijvingen (huidige en in het verleden uitgevoerde functies) van de deelnemer bepaalt de assessor welk formulier met beoordelingscriteria in eerste instantie wordt gebruikt in het EVC traject van deze deelnemer.
Wanneer de assessor en de begeleider tijdens het EVC traject constateren dat de deelnemer bijvoorbeeld ook (andere) taken buiten deze functieomschrijving uitvoert kan besloten worden om te kiezen voor een ander formulier met beoordelingscriteria of het gekozen formulier worden aangevuld met andere beoordelingscriteria.
De werkgever levert een overzicht aan met werknemers die deelnemen aan het EVC-traject. Op dit overzicht staan de persoonlijke gegevens van de deelnemers (naam, geboortedatum, geboorteplaats, burgerservicenummer), de functie in het bedrijf en de datum indiensttreding. De overzichtslijst wordt teruggekoppeld naar de EVC-begeleider.
De EVC begeleider en de EVC assessor geven aan de hand van dit overzicht aan of zij wel/niet akkoord te gaan met de deelnemers aan het EVC-traject. Voorwaarde voor het afnemen van een EVC is dat er geen relatie mag bestaan tussen de deelnemer en de begeleider of assessor die mogelijkerwijs de beoordeling kan beïnvloeden.
Wanneer een EVC begeleider of EVC assessor een bepaalde deelnemer niet wil begeleiden of beoordelen, wordt een andere begeleider of assessor ingezet.
De EVC-begeleider controleert of de werknemers die meedoen aan het EVC-traject het aanmeldingsformulier EVC-deelnemer hebben ingevuld en ondertekend. Werknemers die dit formulier nog niet hebben ingevuld en ondertekend krijgen voor aanvang van de beoordeling de mogelijkheid dit alsnog te doen. De werknemer wordt niet als deelnemer erkend en kan niet aan het EVC-traject deelnemen zolang hij het aanmeldingsformulier EVC-deelnemer niet heeft ingevuld en ondertekend.
De EVC begeleider geeft iedere deelnemer een korte uitleg over de processtappen, de observatie en het daarop aansluitend persoonlijk interview.
Tijdens de observatie en het persoonlijk interview worden beoordelingsformulieren gebruikt.
In de beoordelingsformulieren zijn de competenties (kennis, inzicht, vaardigheden, houding) uit de onderliggende vertaald naar beoordelingscriteria voor de EVC assessor.
In het EVC proces van VOC wordt alleen beoordeeld op beroepscompetenties. De competenties uit het document Leren, Loopbaan en Burgerschap (LL&B) en de niveaubepalingen voor Nederlands en eventuele moderne vreemde talen en Rekenen/Wiskunde, worden buiten beschouwing gelaten.
Voorafgaand aan de observatie en het persoonlijk interview krijgt de deelnemer de gelegenheid om samen met de EVC begeleider de deelnemerscan door te nemen en deze zo nodig te completeren.
De EVC-begeleider geeft bij grote groepen de deelnemers een deelnemernummer.
Tijdens de observatie beoordeelt de EVC assessor de kwaliteiten van de deelnemer aan de hand van beoordelingscriteria die zijn vastgelegd in de beoordelingsformulieren.
Gedurende de observatie maakt de EVC assessor notities die hij voortdurend afzet tegen de beoordelingscriteria. Op basis van de constateringen van de EVC assessor afgezet tegen de vastgelegde criteria, worden er voorlopige conclusies getrokken.
De EVC begeleider richt zich gedurende de observatie op het zichtbaar maken van de kwaliteiten van de deelnemer. Dit houdt onder andere in dat de EVC begeleider, om een volledig beeld te verkrijgen, de deelnemer regelmatig vraagt om bepaalde handelingen te laten zien, of om uitleg te geven over wat de deelnemer aan het doen is. Ook kan het voorkomen dat de EVC begeleider (vak)inhoudelijke vragen stelt aan de deelnemer.
Afhankelijk van de omvang van de groep EVC deelnemers en de afspraken met de werkgever is de gemiddelde doorlooptijd voor een groepsgrootte van 8 deelnemers 5 werkdagen.
Wanneer het EVC traject één deelnemer betreft is de gemiddelde doorlooptijd 1 werkdag.
Voor aanvang van het persoonlijk interview met de EVC deelnemer bespreekt de EVC begeleider met de EVC deelnemer de door de deelnemer aangeleverde deelnemerscan. Hierbij controleert de EVC begeleider of de deelnemerscan compleet.
Wanneer de deelnemerscan onvolledig is, completeert de deelnemer de deelnemerscan onder begeleiding van de EVC begeleider.
Door middel van het afsluitende persoonlijk interview wordt een zo volledig mogelijk beeld verkregen van het competentieniveau van de EVC deelnemer.
Het persoonlijk interview wordt uitgevoerd op basis van een combinatie van de volgende informatie:
Indien van toepassing vraagt de EVC-begeleider de deelnemer het formulier voor aanvraag van ESF-subsidie in te vullen en te ondertekenen.
De EVC-begeleider en de EVC-assessor bespreken aan de hand van alle informatie (beoordelingsformulier, deelnemersscan, notities, persoonlijk interview, overige bewijslast en mogelijke aanvullende opdrachten) welke conclusies er getrokken kunnen worden.
De EVC-assessor maakt naar aanleiding van deze conclusies de beoordeling op.
Op basis van de constateringen, bevindingen, conclusies van de EVC assessor en de vooraf aangegeven persoonlijke doelstelling van de deelnemer, wordt er voor de EVC deelnemer een persoonlijk loopbaangerelateerd ontwikkeladvies opgesteld.
Daarnaast kan er eventueel op basis van eerder aangegeven bedrijfsspecifieke doeleinden een bedrijfsadvies worden opgesteld.
De EVC-begeleider en de EVC-assessor stellen aan de hand van alle informatie (observatieformulier, deelnemersscan, notities, persoonlijk interview, overige bewijslast en mogelijke aanvullende opdrachten) een conceptrapport op.
In dit rapport worden de conclusies en bevindingen van de EVC-begeleider en de EVC-assessor weergegeven en worden de resultaten weergegeven op basis van de vastgestelde criteria.
De EVC-examencommissie heeft toegang tot het complete portfolio van de EVC deelnemer. Dat wil zeggen, het conceptrapport en de informatie uit de deelnemerscan van de EVC deelnemer.
In de EVC-examencommissie worden feitelijk twee (hoofd)zaken vastgesteld/beoordeeld:
Na behandeling van de conceptrapporten in de EVC-examen-commissie en na eventuele bijstellingen naar aanleiding hiervan, worden de definitieve rapporten opgesteld.
Naast de rapporten worden alle gegevens voortkomend uit het EVC-traject (beoordelingsformulieren, notities, deelnemerscan, aanvullende documentatie, etc.) gearchiveerd.
De bewaartermijn van deze stukken is 3 jaar gerekend vanaf de datum van de uitreiking van de resultaten van het EVC-traject aan de EVC-deelnemer.
De EVC begeleider en EVC assessor reiken de EVC deelnemercertificaten uit aan de EVC deelnemer. De EVC deelnemers ontvangen dit certificaat op vertoon van hun wettelijk identiteitsbewijs.
De EVC begeleider en EVC assessor voeren op de dag van de certificaatuitreiking met iedere EVC deelnemer een eindgesprek.
Van dit eindgesprek en de certificaatuitreiking wordt een verslag gemaakt waarna de deelnemer tekent voor ontvangst van het certificaat en toestemming geeft voor inzagerecht.
Tevens ontvangt de deelnemer een evaluatieformulier.
De EVC-projectleider evalueert het in het bedrijf uitgevoerde EVC-traject met de werkgever.
Hierbij wordt onder andere het EVC-traject besproken in relatie tot de afspraken die met de werkgever zijn gemaakt en worden de EVC-resultaten van de EVC-deelnemers besproken (uitsluitend van de EVC-deelnemers die toestemming voor inzage door derden hebben gegeven).